Если вам не повезло и ваш архив не имеет открытых баз это не повод отказываться от поиска.. Значит вам придется работать непосредственно с самим архивом. Архив можно посетить лично, можно найти частного помощника в архиве или можно сделать в архив ПИСЬМЕННЫЙ ЗАПРОС.
Вот об этом сегодня и поговорим.
Для начала надо определится какой запрос и в какой архив вам надо сделать.
с местом поиска ( в архиве какой области находятся документы),
периодом поиска ( в архивах в основном документы дореволюционного периода. Если вас интересует более поздний период, то сначала нужно уточнить наличие этих документов в отделах ЗАГС)
с личными данными человека по которому вы делаете запрос (ФИО, дата рождения и т.д.)
Вы должны понимать, что у архивов нет непосредственной обязанности заниматься поиском генеалогической информации для вас. Это не их основная обязанность в отличии от ЗАГСов, кстати.
Поэтому чем четче и конкретнее будет ваш запрос, тем больше шансов получить на него ответ.
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:
* сведения о том, кто его написал – название организации или фамилию имя и отчество гражданина,
* почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте,
тему — то есть должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать, просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос,
* хронологические рамки запрашиваемой информации — просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.
На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и всякие случаи. Например:
ПЕРВЫЙ СЛУЧАЙ. Если ваш населенный пункт переходил из одной губернии в другую, могут быть два варианта развития событий. Первый - архив перешлет ваш запрос в "правильный" архив. Второй - вам просто пришлют ответ, что сведений не имеется. СОВЕТ: если не уверенны, где именно находятся нужные вам документы, отправьте запрос во все предполагаемые архивы.
ЛУЧШИЙ СОВЕТ: заранее изучите фонды архива, найдите нужный вам населенный пункт и укажите в письме фонд, опись и дело, в котором находится или может находится нужная вам информация. Поверьте, архивисты будут вам благодарны.
А сделать это вам опять поможет сайт http://metrics.tilda.ws/
ВТОРОЙ СЛУЧАЙ. У архива может просто не быть конвертов, чтобы отправить вам ответ ))) Не смейтесь, но это реальная история. Поэтому отправляя запрос, вложите в письмо конверт для ответа.
ВНИМАНИЕ. Направить запрос в архив вы можете письмом ( лучше заказным с уведомлением, тогда вы будете точно знать, когда письмо получено и сможете отслеживать его путь на сайте Почты России).
Так же можно отправить письмо и по электронной почте, а так же через сайт ГОСУСЛУГ. Но! Не все архивы принимают запросы через ГосУслуги. А возможность отправки запроса через электронную почту надо уточнять на сайте конкретного архива.
Но даже если вы отправили запрос через госуслуги или электронку, ответ ( в большинстве случаев) придет вам почтой, простым письмом. Так что беспокоится о его получении придется вам.
СЛУЧАЙ ТРЕТИЙ. На вопрос: Имеются ли в архиве документы такой-то церкви, вы можете получить совершенно простой ответ: "Имеется" И все. И вы пойдете писать следующий запрос. Поэтому уточняйте не только наличие, но и оглашайте ту информацию, которая вас интересует. Не раздражайте работников архива и не удлиняйте процесс получения информации.
СЛУЧАЙ ЧЕТВЕРТЫЙ. Вы не знаете точную дату события ( рождения, бракосочетания, смерти). Пишите примерный промежуток. Я бы сказала, что в любом случае даже если вы знаете точный год рождения вашего предка и хотите узнать имена его родителей, то лучше написать как-то так: "приблизительно 1895 года рождения". Так как знаю десятки примеров, когда дата рождения не совпадает с той, что известна в семье. ЭТо происходило по очень разным причинам. И такая постановка вопроса заставит архивистов посмотреть документы не только за 1895 год, но и за соседние. Вообще добросовестные архивы и сами так сделают, если не найдут в указанном году нужную запись. Но не все архивы и их работники добросовестные.
СЛУЧАЙ ПЯТЫЙ. Вам не известно точное место рождения предка. Тут может быть проблема, если оно вам известно в пределах только губернии. За такую работу архив не возьмется, либо возьмется но за большие деньги с длинным сроком исполнения. И гарантии того, что они что-то найдут, тоже никакой. А за просмотренные документы надо будет заплатить деньги. Поэтому желательно знать место рождения предков, хотя бы приблизительно. А в запросе так и написать "по семейной легенде или предположительно место рождения такое-то либо прилегающие населенные пункты". Опять же хорошо указать номер фонда, описи и дела.
СЛУЧАЙ ШЕСТОЙ. Ваш предок жил не в деревне, а в городе, где ни одна церковь, а несколько. В этом случае идеально будет знать место жительства предка и предположить, что документы в ближайшей к этому места церкви. Если место жительства не известно, то придется просматривать все приходы.
То есть ваша задача быть максимально конкретным, вежливым и лаконичным. Поменьше лишних слов и побольше четкой информации.
Основная ошибка при написании запроса состоит в том, что большинство людей пишут следующее: «Прошу провести генеалогическое исследование моего рода по фамилии…, в справке прошу указать чем они занимались, где работали, когда родились, женились умерли, сколько детей у них было, их биографию и т.д. » — это пример запроса на который сразу же будет отрицательный ответ, либо приглашение для самостоятельного поиска в архив.
На не которых сайтах архивов можно даже увидеть объявление о том, что архив не занимается генеалогическими запросами. НО! Если вы запросите справку на конкретного предка, вам её пришлют.
Примерные варианты запросов:
Директору архива такого-то
Адрес
От (ваше ФИО и адрес)
Заявление
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года,( если есть документ, подтверждающий этот факт сошлитесь на него и приложите копию). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую
С уважением
ФИО
Дата.

Директору Архива
ФИО
от такого-то, проживающем там-то
обычно для доверия паспортные данные
уважаемый...
Прошу вас восстановить полные метрические сведения о рождении и браке моих прабабушки и прадедушки( с восприемнниками)
исходные данные
География поиска : населенные пункты, хорошо бы указать приходскую церковь.
ФИО и предполагаемый год рождения прабабушки.
ФИО и предполагаемый год рождения прадедушки.
Брак их мог быть тогда-то
Там или там
это если они из разных населенных пунктов.
И надо учесть, что на Украине чаще регистрация была по месту жительства невесты.
А дальше надо написать так
В случае выявления точных мест и дат рождения , прошу Вас отыскать брак их родителей. Предположительно прадедушка второй сын а прабабушка старшая дочь
если Ваши предки крестьяне, может у них были уличные фамилии. Это тоже указать надо.
"Прошу найти в метрической книге запись о рождении (или смерти, или браке) моего прадедушки такого-то (его фамилия, имя, отчество) за X год в деревне (селе, городе) N. При отсутствии метрик, буду признателен, если сообщите о сохранности ревизских сказок, исповедных ведомостей и других генеалогических источников за указанный период. При успешном поиске родственника, хотелось бы оформить архивную справку (сделать выписку, ксерокопирование или фотографию страницы). Готов оплатить услуги."
Не забывайте:
- подобные услуги оказываются архивами на ПЛАТНОЙ ОСНОВЕ
- возможно у вас попросят подтверждение родства, но может быть и нет.
- ответа можно ждать неделю, а можно и месяцев 10.
Все технические моменты желательно выяснить заранее на сайте архива, либо позвонив по контактному номеру
После того, как отправили запрос, не стесняйтесь позвонить в архив, уточнить информацию о его получении, да и потом позванивайте, для отслеживания того, как идут дела. Но будьте предельно вежливы.
Надеюсь, у вас все получится )) Ваша Марина Чумакова
КАК СДЕЛАТЬ ЗАПРОС В АРХИВ.   Источник :    https://zen.yandex.ru/media/id/5eaac22b84a05e1119d2a9c7/kak-sdelat-zapros-v-arhiv-5ebee6470bc6f5686b2eb2b2     КАК СДЕЛАТЬ ЗАПРОС В АРХИВ | Родовое древо-Дзен | Яндекс Дзен

КАК СДЕЛАТЬ ЗАПРОС В АРХИВ